Działalność nierejestrowana a koszty uzyskania przychodu — co można odliczyć w 2026

W działalności nierejestrowanej można odliczać koszty uzyskania przychodu. Rozlicza się ją na zasadach ogólnych, więc podatek płacisz od dochodu, czyli przychodu pomniejszonego o faktycznie poniesione, udokumentowane wydatki (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Uwaga na pułapkę: limit działalności nierejestrowanej — 10 813,50 zł kwartalnie w 2026 r. — liczy się od przychodu. Koszty go nie obniżają.

Stan prawny na: lipiec 2026. Uwzględnia zmianę limitu z miesięcznego na kwartalny od 1 stycznia 2026 r.

Czy w działalności nierejestrowanej można odliczyć koszty? Rozstrzygnięcie

Tak. Przychody z działalności nierejestrowanej to przychody z innych źródeł (art. 10 ust. 1 pkt 9 w zw. z art. 20 ust. 1ba ustawy o PIT), opodatkowane według skali podatkowej 12% i 32%. Podstawą opodatkowania jest dochód:

dochód = przychód (faktycznie otrzymany) − koszty uzyskania przychodu

Kosztem jest każdy wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia jego źródła, o ile nie znalazł się w katalogu wyłączeń z art. 23 ustawy o PIT. To ta sama definicja, która obowiązuje przedsiębiorcę z zarejestrowaną firmą — nie ma tu żadnej wersji „lite”.

W sieci krążą dwie sprzeczne z prawem tezy, obie kosztowne dla czytelnika:

Teza pierwsza: „w działalności nierejestrowanej podatek liczy się ryczałtowo od przychodu, bez możliwości odliczenia wydatków”. To nieprawda. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest odrębną formą opodatkowania, której działalność nierejestrowana nie może wybrać — jest z definicji rozliczana na zasadach ogólnych. Kto uwierzy w tę tezę, zapłaci podatek od przychodu zamiast od dochodu.

Teza druga: „skoro nie zawierasz umowy zlecenia ani o dzieło, to nie obowiązują Cię koszty uzyskania przychodu”. To pomylenie dwóch różnych rzeczy. W działalności nierejestrowanej rzeczywiście nie ma ryczałtowych kosztów procentowych — 20% i 50%, które przysługują na zleceniu i umowie o dzieło (art. 22 ust. 9 ustawy o PIT). Ale zamiast nich masz coś zwykle korzystniejszego: koszty faktyczne, bez górnego limitu procentowego. Jeżeli Twoje realne wydatki przekraczają 20% przychodu, działalność nierejestrowana wygrywa ze zleceniem — do tego wracamy w sekcji porównawczej. Mechanika kosztów procentowych na zleceniu jest opisana w osobnym poradniku: koszty uzyskania przychodu na umowie zlecenie.

Pułapka: limit liczy się od przychodu, nie od dochodu

To najczęstszy i najkosztowniejszy błąd w całym temacie. Koszty obniżają podatek, ale nie mają żadnego wpływu na to, czy nadal mieścisz się w działalności nierejestrowanej.

Od 1 stycznia 2026 r. limit jest kwartalny i wynosi 10 813,50 zł (225% × 4 806 zł minimalnego wynagrodzenia). Zastąpił poprzedni limit miesięczny 3 499,50 zł (75% × 4 666 zł, obowiązujący w 2025 r.) — większość poradników w sieci nadal podaje tę starą wartość.

Do limitu wlicza się przychód należny, czyli kwoty wymagalne w danym kwartale, nawet jeśli klient jeszcze nie zapłacił. To definicja memoriałowa. Tymczasem podatek płacisz od przychodu faktycznie otrzymanego — czyli kasowo. Te dwie definicje żyją obok siebie i to właśnie na ich styku ludzie tracą działalność nierejestrowaną.

Przykład (I kwartał 2026). Sprzedajesz rękodzieło. W styczniu, lutym i marcu wystawiasz rachunki na łączną kwotę 10 900 zł. Materiały kosztowały Cię 6 000 zł, więc realny zarobek to 4 900 zł — kwota śmieszna.

Limit i tak został przekroczony, bo liczy się od przychodu 10 900 zł, a nie od dochodu 4 900 zł. Skutek: działalność przestaje być nierejestrowana, a Ty masz 7 dni na złożenie wniosku o wpis do CEIDG. Nie ratuje Cię ani wysokość kosztów, ani to, że jeden z klientów zapłaci dopiero w kwietniu.

Wniosek praktyczny: koszty planuj pod podatek, a przychód pilnuj pod limit. To dwie niezależne osie.

Co się dzieje po przekroczeniu limitu. Działalność staje się gospodarczą z mocy prawa — od dnia, w którym limit został przekroczony. Masz 7 dni na złożenie wniosku CEIDG-1. Przychody osiągnięte do dnia przekroczenia rozliczasz jeszcze jako działalność nierejestrowaną (w PIT-36, w wierszu innych źródeł), a od dnia przekroczenia — już jako działalność gospodarczą, według wybranej formy opodatkowania. Koszty przypisujesz do tego okresu, którego dotyczą.

Osobna oś, o której łatwo zapomnieć: limit VAT. Zwolnienie podmiotowe kończy się przy 240 000 zł przychodu rocznie, ale niektóre czynności (m.in. doradztwo, usługi jubilerskie, sprzedaż części samochodowych) rodzą obowiązek VAT od pierwszej złotówki — niezależnie od tego, że działalność jest nierejestrowana.

Co możesz zaliczyć do kosztów — tabela MOŻNA / NIE MOŻNA / WĄTPLIWE

W działalności nierejestrowanej nie istnieje zamknięty katalog dozwolonych wydatków. Obowiązuje jedna reguła: związek przyczynowo-skutkowy z przychodem — i ciężar dowodu spoczywa na Tobie.

Koszty poniesione przed pierwszą sprzedażą

Typowa sytuacja: w marcu kupujesz materiały i narzędzia za 3 000 zł, a pierwszy klient płaci dopiero w czerwcu. Te 3 000 zł jest kosztem — art. 22 ust. 1 ustawy o PIT mówi o wydatkach poniesionych „w celu osiągnięcia przychodów”, a nie „po ich osiągnięciu”. Warunek jest jeden: wydatek musi wiązać się z przychodami osiągniętymi w tym samym roku podatkowym, bo działalność nierejestrowana rozlicza się rocznie i kasowo.

Sytuacja komplikuje się, gdy zakupy zrobisz w grudniu, a sprzedaż ruszy w styczniu. Wtedy koszt przypada na rok, w którym za niego zapłaciłeś, a przychód — na rok następny. Efekt: w pierwszym roku wykazujesz stratę, w drugim pełny dochód bez kosztów. Strata nie przepada (patrz sekcja o stracie), ale rozliczysz ją później i wolniej. Jeśli masz wybór, przesuń większe zakupy na styczeń.

Koszty wspólne — internet, telefon, mieszkanie

Najbardziej sporny obszar. Ustawa nie zabrania odliczenia części wydatku wykorzystywanego zarówno prywatnie, jak i w działalności — ale nie daje też żadnego gotowego klucza podziału. Nie ma tu odpowiednika reguły „75% kosztów samochodu” znanej z zarejestrowanej firmy.

W praktyce oznacza to, że proporcję musisz ustalić i udowodnić samodzielnie (np. billing pokazujący, że połowa rozmów dotyczy klientów; abonament na osobny numer używany wyłącznie do zamówień). Bezpieczne rozwiązanie: wyodrębnij usługę używaną tylko w działalności — osobny numer telefonu, osobna subskrypcja narzędzia. Wtedy odliczasz 100% i nie musisz bronić żadnej proporcji.

Amortyzacja w działalności nierejestrowanej — dlaczego jej nie ma

Kupujesz laptopa za 4 500 zł do prowadzenia korepetycji online i szukasz w internecie, jak go zamortyzować. Odpowiedź brzmi: nie zamortyzujesz go w ogóle.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej rozstrzygnął to w interpretacji 0115-KDIT3.4011.138.2024.3.KP z 18 kwietnia 2024 r.: osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie ma obowiązku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów ani ewidencji środków trwałych, a bez nich nie są spełnione warunki uznania odpisów amortyzacyjnych za koszt uzyskania przychodu. Składniki majątku wykorzystywane w takiej działalności — auto dostawcze, laptop — nie są środkami trwałymi w rozumieniu przepisów podatkowych.

Ta sama interpretacja zawiera jednak istotne zastrzeżenie: brak amortyzacji nie wyklucza zaliczania do kosztów innych wydatków. Praktyczna konsekwencja jest dwustopniowa:

• Sprzęt o niewielkiej wartości (kilkaset, kilka tysięcy złotych), kupiony i faktycznie używany wyłącznie w działalności nierejestrowanej, ujmujesz jako zwykły koszt w dacie zapłaty — tak jak materiały czy narzędzia. Nie jest to amortyzacja, tylko bezpośrednie zaliczenie wydatku.
• Droższy sprzęt (orientacyjnie powyżej 10 000 zł) to obszar realnego ryzyka. Nie zamortyzujesz go, a jednorazowe wrzucenie w koszty pełnej kwoty może zostać zakwestionowane — zwłaszcza gdy przychód roczny z działalności nierejestrowanej jest kilkukrotnie niższy. W takim wypadku wystąp o interpretację indywidualną (wniosek ORD-IN do KIS) przed zakupem, a nie po nim.

Jeśli planujesz inwestycje w sprzęt na poważnie, to sygnał, że działalność nierejestrowana przestaje być właściwą formą — zarejestrowana firma daje pełną amortyzację i odliczenie VAT.

Jak udokumentować koszty

Ustawa nie narzuca formy dowodu, ale organ podatkowy musi być w stanie powiązać wydatek z Tobą i z Twoją działalnością.

Faktura lub rachunek imienny to dowód najbezpieczniejszy. Powinien zawierać Twoje imię, nazwisko i adres — anonimowy dokument będzie trudny do obrony.

Paragon jest dopuszczalnym dowodem. Wbrew twierdzeniom powielanym w sieci, w działalności nierejestrowanej nie stosuje się rygorów rozporządzenia o podatkowej księdze przychodów i rozchodów — bo takiej księgi się tu nie prowadzi. Dyrektor KIS potwierdził dopuszczalność paragonu jako dowodu poniesienia kosztu w interpretacji 0115-KDIT3.4011.71.2024.4.JS z 28 marca 2024 r. Przy większych zakupach i tak proś o fakturę: paragon niesie słabszą siłę dowodową.

Zakup od osoby prywatnej (np. używana maszyna do szycia z ogłoszenia) dokumentujesz umową kupna-sprzedaży plus potwierdzeniem przelewu. Gotówka bez umowy to wydatek, którego nie obronisz.

Ewidencja kosztów nie jest obowiązkowa — ustawa wymaga wyłącznie uproszczonej ewidencji sprzedaży. Prowadzenie prostego zestawienia wydatków (data, kontrahent, kwota, czego dotyczy, numer dowodu) jest jednak w Twoim interesie: bez niego wypełnienie PIT-36 po roku będzie zgadywanką.

Brak ewidencji sprzedaży ma twarde konsekwencje. Jeżeli jej nie prowadzisz lub jest nierzetelna, organ może samodzielnie oszacować wartość sprzedaży i opodatkować ją stawką 23% (art. 109 ust. 2 ustawy o VAT) — niezależnie od rozliczenia PIT.

Dokumenty przechowuj 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej).

Kasa fiskalna zwykle nie jest potrzebna. Przy sprzedaży dla osób prywatnych obowiązuje zwolnienie z ewidencjonowania do 20 000 zł obrotu rocznie, a przy sprzedaży wysyłkowej z płatnością przelewem — zwolnienie niezależne od obrotu, o ile z dokumentacji wynika, czego dotyczy transakcja i kto był nabywcą. Wyjątkiem są towary i usługi objęte bezwzględnym obowiązkiem kasowym (m.in. części samochodowe, sprzęt elektroniczny, usługi fryzjerskie i kosmetyczne) — tam kasa jest wymagana od pierwszej sprzedaży.

Koszt księgujesz kasowo — w dacie faktycznej zapłaty, a nie wystawienia faktury. Materiał kupiony 28 grudnia 2025 r., ale opłacony 3 stycznia 2026 r., jest kosztem roku 2026.

Ile realnie zapłacisz — trzy scenariusze

Poniższe wyliczenia doprowadzają rachunek do kwoty podatku do zapłaty i pokazują, ile kosztuje rezygnacja z ewidencji kosztów. Scenariusze dotyczą roku podatkowego 2025, rozliczanego w PIT-36 wiosną 2026.

Scenariusz 1 — sam rękodzieło. Dochód 28 000 zł mieści się w kwocie wolnej, więc podatek wynosi 0 zł. Bez ewidencji kosztów podstawą byłoby 40 000 zł, czyli podatek 12% × 40 000 zł − 3 600 zł = 1 200 zł. Koszty zamieniły podatek na zero.

Scenariusz 2 — korepetycje przy etacie. Dochód z działalności nierejestrowanej sumuje się z etatowym w jednym PIT-36. Podstawa 82 800 zł daje podatek 12% × 82 800 zł − 3 600 zł = 6 336 zł. Koszty rzędu 1 200 zł oszczędzają tylko 144 zł, bo w pierwszym progu każda złotówka kosztu jest warta 12 groszy. Ewidencja i tak się opłaca — ale to nie jest rewolucja.

Scenariusz 3 — działalność nierejestrowana wpychająca w drugi próg. Podstawa 138 000 zł przekracza próg 120 000 zł: podatek = 10 800 zł + 32% × 18 000 zł = 16 560 zł. Bez kosztów podstawa wyniosłaby 150 000 zł, a podatek 20 400 zł. Różnica to 3 840 zł — bo w drugim progu każda złotówka kosztu jest warta 32 grosze. Im wyższy dochód z etatu, tym cenniejsza ewidencja kosztów w działalności nierejestrowanej.

Ten sam mechanizm ma drugą stronę: dochód z działalności nierejestrowanej może wepchnąć Cię w drugi próg, o którym nie myślałeś, planując dorabianie. Warto to przeliczyć przed końcem roku.

Działalność nierejestrowana z kosztami czy zlecenie z 20% KUP?

Twierdzenie, że w działalności nierejestrowanej „tracisz ulgę podatkową w postaci kosztów”, jest odwróceniem prawdy. Koszty ryczałtowe 20% ze zlecenia są sufitem — dostajesz dokładnie 20%, choćbyś wydał 50% przychodu. Koszty faktyczne w działalności nierejestrowanej nie mają sufitu.

Punkt przecięcia jest prosty: działalność nierejestrowana wygrywa, gdy Twoje realne koszty przekraczają 20% przychodu.

Do tego dochodzi przewaga, której żadna tabela kosztowa nie pokaże: działalność nierejestrowana nie rodzi obowiązku składek ZUS, a zlecenie zwykle tak. Dla rękodzielnika, sprzedawcy internetowego czy osoby kupującej materiały — czyli każdego, kto ma realne koszty — działalność nierejestrowana jest zwykle korzystniejsza. Dla czystej usługi bez wydatków (konsultacje, pisanie tekstów) różnica jest niewielka i decydują inne czynniki.

Twórcy przenoszący prawa autorskie mają jeszcze trzecią opcję — umowę o dzieło z 50% kosztami. Tam sufit jest wysoki (limit 120 000 zł rocznie), więc przy niskich wydatkach faktycznych to zwykle najlepszy wybór. Szczegóły w poradniku o kosztach na umowie zlecenie.

Strata, korekta i rozliczenie w PIT-36

Gdzie wpisać koszty. Działalność nierejestrowaną rozliczasz w PIT-36, część E.1, w wierszu zatytułowanym „Działalność nierejestrowana, określona w art. 20 ust. 1ba ustawy”. Powołuj się na nazwę wiersza, nie na jego numer — numeracja zmienia się między wersjami formularza, a poradniki w sieci powielają nieaktualne numery pól. W wierszu podajesz osobno przychód, koszty, dochód (albo stratę) i zaliczkę (w działalności nierejestrowanej — zero).

Zaliczek nie płacisz. W trakcie roku nie wpłacasz nic. Cały podatek rozliczasz raz, w zeznaniu rocznym, składanym od 15 lutego do 30 kwietnia roku następnego.

Strata jest możliwa i nie przepada. Jeżeli koszty przekroczą przychód — typowa sytuacja w pierwszym roku, gdy kupujesz materiały i sprzęt przed pierwszą sprzedażą — powstaje strata podatkowa. Rozliczysz ją w kolejnych pięciu latach podatkowych z dochodem z tego samego źródła, przy czym w jednym roku możesz odliczyć maksymalnie 50% straty, chyba że korzystasz z jednorazowego odliczenia do 5 mln zł (art. 9 ust. 3 ustawy o PIT). Straty z działalności nierejestrowanej nie odejmiesz od dochodu z etatu — to inne źródło przychodu.

Koszt można dopisać wstecz. Jeśli po złożeniu PIT-36 znajdziesz fakturę, o której zapomniałeś, złóż korektę zeznania (art. 81 Ordynacji podatkowej). Masz na to 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Procedurę opisaliśmy w poradniku o korekcie zeznania podatkowego.

Kwota wolna działa. Działalność nierejestrowana rozliczana według skali korzysta z kwoty wolnej 30 000 zł — dlatego w scenariuszu 1 podatek wyszedł zerowy. Pełna mechanika: kwota wolna od podatku 2026. Dostępne są też ulgi z PIT-36 (prorodzinna, rehabilitacyjna) i wspólne rozliczenie z małżonkiem.

Ulga dla młodych nie obejmuje działalności nierejestrowanej. Osoba poniżej 26 roku życia, która na zleceniu nie płaciłaby PIT do 85 528 zł przychodu, w działalności nierejestrowanej zapłaci podatek na zasadach ogólnych — art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o PIT nie wymienia przychodów z innych źródeł.

Jeśli myślisz o rejestracji firmy, porównaj obciążenia w poradniku o kosztach prowadzenia jednoosobowej działalności — w działalności nierejestrowanej nie ma ani ZUS, ani składki zdrowotnej.

Sześć błędów, które kosztują najwięcej

1. Traktowanie działalności nierejestrowanej jak ryczałtu. Podatek nie jest liczony od przychodu. Kto tak rozliczy 40 000 zł przychodu i 12 000 zł kosztów, zapłaci 1 200 zł zamiast zera.
2. Odejmowanie kosztów od limitu. Limit 10 813,50 zł kwartalnie liczy się od przychodu należnego. Koszty go nie ruszają, a przekroczenie oznacza obowiązek rejestracji firmy w 7 dni.
3. Używanie limitu z 2025 roku. 3 499,50 zł miesięcznie to wartość nieaktualna — od 1 stycznia 2026 r. limit jest kwartalny. Poradniki w sieci w większości nie zostały odświeżone.
4. Liczenie na amortyzację sprzętu. W działalności nierejestrowanej nie ma ewidencji środków trwałych, więc nie ma odpisów amortyzacyjnych. Droższy sprzęt to sygnał, że pora zarejestrować firmę.
5. Wyrzucanie paragonów. Paragon jest dopuszczalnym dowodem — wyrzucając go, tracisz koszt bezpowrotnie. Bez dowodu nie ma odliczenia, choćby wydatek był bezsporny.
6. Zapominanie, że dochód sumuje się z etatem. Działalność nierejestrowana trafia do tego samego PIT-36 co pensja i może wepchnąć Cię w drugi próg — a wtedy podatek od nadwyżki wynosi 32%, nie 12%.

Jak liczyliśmy

• Podatek: skala 2026 — 12% × podstawa − 3 600 zł do 120 000 zł; powyżej 10 800 zł + 32% × nadwyżka.
• Dochód z DN: przychód otrzymany (kasowo) minus koszty zapłacone (kasowo), bez ryczałtowych KUP.
• Limit DN 2026: 225% × 4 806 zł = 10 813,50 zł na kwartał, liczony od przychodu należnego.
• Wyliczenia nie uwzględniają ulg odliczanych od dochodu i podatku ani wspólnego rozliczenia z małżonkiem.

Podstawa prawna

• Art. 5 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców (Dz.U. 2018 poz. 646) — definicja działalności nierejestrowanej, limit przychodu, 60 miesięcy przerwy
• Art. 10 ust. 1 pkt 9 oraz art. 20 ust. 1ba ustawy o PIT (Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350) — działalność nierejestrowana jako przychód z innych źródeł
• Art. 22 ust. 1 ustawy o PIT — definicja kosztów uzyskania przychodu
• Art. 23 ustawy o PIT — katalog wydatków wyłączonych z kosztów
• Art. 9 ust. 3 ustawy o PIT — rozliczenie straty w kolejnych 5 latach
• Art. 81 Ordynacji podatkowej (Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926) — korekta zeznania
• Art. 109 ust. 2 ustawy o VAT — oszacowanie sprzedaży i stawka 23% przy braku ewidencji
• Interpretacja KIS 0115-KDIT3.4011.138.2024.3.KP z 18.04.2024 — brak amortyzacji w działalności nierejestrowanej
• Interpretacja KIS 0115-KDIT3.4011.71.2024.4.JS z 28.03.2024 — dokumentowanie kosztów, dopuszczalność paragonu
• Interpretacja KIS 0114-KDIP3-1.4011.612.2021.2.EC z 28.09.2021 — kursy i szkolenia jako koszt

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady podatkowej. W sprawach wątpliwych wystąp o interpretację indywidualną do Krajowej Informacji Skarbowej.